يقع مكتب الشؤون الدولية تحت مكتب رئيس الجامعة مباشرة ويجتمع مدير مكتب الشؤون الدولية بانتظام مع رئيس الجامعة للتعرف على التخطيط الإستراتيجي والمبادرات المتعلقة بالجامعات والبرامج والباحثين والوكالات الدولية، والبحث فيها، واستيعابها ومناقشتها بدقة. يتضمن هذا العمل عادةً العناصر التالية:

• البحث في الأهداف وكتابة الملاحظات والتقارير الموجزة.
• الاتصالات والمناقشات مع المسؤولين الإداريين وأعضاء هيئة التدريس في جامعة الأمير سلطان.
• التقييمات و/ أو التوصيات المكتوبة ومناقشتها في الاجتماعات.

حين يتم اتخاذ قرار بالاتصال بالمؤسسة التعليمية و/أو الشخص، يبدأ مدير الشؤون الدولية بمراسلتهم للتوصل إلى تفاهم فيما يتعلق بالمزايا التي سيحصل عليها كل من جامعة الأمير سلطان والشريك المحتمل، وبمجرد إيجاد الأسس والمصالح المشتركة، يتم العمل على الإجراءات الرسمية لهذه العلاقات عبر الاتفاقيات الخطية.

لا يمكن لأعضاء هيئة التدريس بصفتهم الشخصية عمل علاقات باسم جامعة الأمير سلطان مع المؤسسات التعليمية والباحثين و/أو المؤسسات الأجنبية، بل يجب عليهم أولًا تقديم مقترح رسمي لإنشاء علاقات مؤسسية أو شخصية عبر الخطوات التالية:

• قم بصياغة مقترح يسرد أهداف الشراكة، ويشرح مدى استفادة جامعة الأمير سلطان من تلك الشراكة. ويجب أن يشمل العرض التكاليف المتوقعة لهذه الشراكات، ومعلومات التواصل مع الجهة المستهدفة إن وُجدت، وما إلى ذلك.
• تتم مراجعة المقترح أولًا، وإضافة ملاحظات له، ويوافق عليه عميد الكلية أو رئيس القسم ثم يُحال إلى مكتب الشؤون الدولية.

في حال كان دعم الكلية أو القسم قويًا ويمكن تقديم حجة مقنعة للمقترح، يقوم مدير مكتب الشؤون الدولية بإرسال العرض إلى الإدارة العليا للمراجعة وكتابة الملاحظات واتخاذ القرار. وإذا وافق مكتب رئيس الجامعة، فسيتم الاتصال بالمؤسسة التعليمية المستهدفة و/ أو الشخص كما هو موضح أعلاه، ولن يتم اتخاذ أي إجراء بشأن المقترحات التي لم تتم الموافقة عليها.

تكون علاقات الشراكة مع المؤسسات التعليمية والباحثين الأجانب من خلال كتابة الوثائق وتوقيعها. ويُعدّ كل من مذكرات التفاهم (MOUs) والاتفاقيات النوعين الأكثر شيوعًا من الوثائق المُستخدمة حتى الآن.

تُعطي مذكرات التفاهم طابعًا رسميًا للمؤسسات (مثل من الجامعة إلى الجامعة، ومن المدرسة إلى المنظمات، إلخ)، إذ إن الصياغة العامة لها مُصممة لحث كلا الطرفين على البحث عن فرص للعمل معًا لتحقيق المنفعة المتبادلة. وعادة ما تكون الوثائق قصيرة وتحتوي على العناصر التالية:

• الإعلان عن تبادل المصالح بين جامعة الأمير سلطان والجامعة المُستهدفة لاستكشاف الفرص المتاحة لأنشطة الشراكة مثل:
  • تبادل الطلاب وأعضاء هيئة التدريس.
  • برامج البحث المشتركة.
  • تصميم البرامج وإنشاؤها.
  • الأنشطة الأخرى ذات الاهتمام المشترك.
• تفعيل الأنشطة التي سيعمل عليها الطرفان بشكل تعاقدي في وقت لاحق (مثل: الأدوار، والتكاليف، والإطار الزمني، وما إلى ذلك).
• فقرات مشروطة عامة:
  • تبادل الطلاب وأعضاء هيئة التدريس.
  • خيارات إنهاء الشراكة: الإطار الزمني، خمس سنوات حتى وقت التجديد الاختياري للشراكة، أو إشعار بإنهاء الشراكة خلال هذه المدة قبل ستة أشهر من انتهاء الشراكة، إلخ.
  • الالتزامات القانونية والاختصاصات، إلخ.
• التوقيعات والتاريخ: يُوقع رئيس جامعة الأمير سلطان أو من ينوب عنه مذكرات التفاهم وفي المؤسسة الشريكة - أو الشخص المخول بالتوقيع.

تدعو مذكرات التفاهم كلا الطرفين لإيجاد المجالات والأنشطة ذات الاهتمام المشترك للعمل معًا.

تُعد الاتفاقيات علاقات رسمية دون مستوى المؤسسة، فقد تكون بين باحث فردي وقسم في جامعة الأمير سلطان، أو قد تكون بين مؤسسة وبين أحد برامج جامعة الأمير سلطان، وما إلى ذلك.